隨著互聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，“一部手機辦會”、“只需一部手機走天下”等口號，逐漸被人們所淡忘。但其實在互聯(lián)網(wǎng)時代，會務工作者的工作不再是簡單的接待賓客、傳遞信息。傳統(tǒng)的會議方式會越來越不能適應現(xiàn)代會議需要，而這也正是人力成本居高不下的主要原因。如果能夠減少會務人員在接待賓客、傳遞信息方面出現(xiàn)的失誤，不僅能夠提升會議質量和水平，而且能為公司帶來巨大經(jīng)濟效益，甚至會直接減少人員的開支。那么在什么情況下該如何做降低成本呢？
一、合理安排會議日程
根據(jù)各參會人員的活動時間，制定相應的詳細日程。如果涉及的人員較多，比如：會議人員超過100人的話，那么就要根據(jù)活動流程來確定合理的日程安排。例如：會議開始前一個小時進行網(wǎng)絡設計，然后安排主持人、參會嘉賓進入會場準備活動、簽到、領取物品等。提前一天聯(lián)系相應人員準備參會物品和飲料；確定參會嘉賓所需的餐飲；做好會務人員接待等。會議過程中，如果需要與其他部門進行溝通聯(lián)系，可以通過電話、郵件、 QQ等方式聯(lián)系。在溝通過程中了解各部門存在的問題以方便他們及時溝通。
二、減少活動場地租賃費用
這是許多會議場地的普遍情況。許多會務公司為降低人工成本，選擇租用酒店，如果遇到政府政策的變動，比如地方拆遷、政策改變，那么租用酒店是必須的。除此之外，大部分參會人員也愿意在租賃的場地召開會議。但如果會議場地租賃費用太高了，很有可能會被用來養(yǎng)人或是招攬客戶。所以會采用的方法有：租用場地舉辦會議時盡量找一些小規(guī)模的企業(yè)舉行；大型活動可以請企業(yè)提前進行預約，避免由于場地不夠而影響會場布置；還有可出租場地給小型會議室或個人舉行一個簡單而又愉快的會。如果實在不能在活動期間進行租賃的話，還可以事先通過租賃公司與客戶協(xié)商好價格之后再進行租用。
三、提高工作效率
作為會務工作者，對于會議的現(xiàn)場調度、活動的策劃與執(zhí)行、來賓的服務，都是極其重要的環(huán)節(jié)。如果這個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題就會直接影響整個會議的進程。所以減少人力成本的一個重要環(huán)節(jié)就是提高工作效率。利用現(xiàn)代化辦公軟件對會議進行全程管理與監(jiān)督考核，不僅可以提高工作效率、縮短工作時間、節(jié)約人力成本，而且還可以有效地保證會務工作質量。
四、降低人力成本
隨著會議市場競爭激烈，“能不能讓工作人員在最短時間內適應新形態(tài)的工作環(huán)境”是一個考驗會員工作水平的問題。因此，如何解決“人力成本高”，更多考驗企業(yè)對于工作人員素質的培養(yǎng)和管理。只有不斷地提高自身技能水平才能降低工作崗位帶來的人力成本。因此企業(yè)要重視會務工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)和能力提升過程中所存在的問題，不斷改善企業(yè)人員的素質水平和工作能力，以此降低相應的人力成本。
